Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi istotną zmianę w sposobie wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Od 1 lutego 2026 roku dla największych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe. To nie tylko wyzwanie dla samych przedsiębiorców, ale również dla dostawców systemów ERP, którzy muszą dostosować swoje rozwiązania do nowych wymogów.
Aktualny stan wdrożenia KSeF
Ministerstwo Finansów w listopadzie ubiegłego roku przedstawiło projekt nowelizacji ustawy o KSeF (więcej na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/), wprowadzający proponowane zmiany. Oprócz ogłoszonego już wcześniej terminu wejścia obowiązkowego KSeF w życie, rząd ogłosił między innymi:
- nową wersję schemy FA(3), mającą na celu dostosowanie KSeF do zmieniających się wymagań technologicznych oraz potrzeb podatników,
- półroczny okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży na niewielkie kwoty,
- możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących do końca lipca 2026 roku,
- dobrowolność wystawiania e-faktur dla konsumentów,
- możliwość przesyłania faktur wraz z załącznikami,
- odroczenie kilku wymogów, w tym podania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury, obowiązku wystawiania faktur w KSeF z kas rejestrujących oraz przedłużenie terminu na dostosowanie się do kar za brak realizacji obowiązków KSeF.
Warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur, dzięki czemu mogą już teraz zdobyć niezbędne doświadczenie, zanim obowiązek ten wejdzie do ich życia na stałe.
Wyzwania dla dostawców systemów ERP
Integracja systemów ERP z KSeF wymaga uwzględnienia specyfiki tych systemów, które często są połączone z innymi rozwiązaniami niezbędnymi do obsługi klientów i kontrahentów, takimi jak POS czy narzędzia do obiegu dokumentów bądź obsługi przesyłek kurierskich. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest wybór jednego dostawcy, który jest w stanie obsłużyć wszystkie niezbędne procesy.
Przygotowania dostawców ERP do wdrożenia KSeF
Dostawcy systemów ERP muszą podjąć szereg działań, aby dostosować swoje rozwiązania do wymogów KSeF:
- Aktualizacja oprogramowania – wprowadzenie niezbędnych modyfikacji w systemach ERP, aby umożliwić generowanie i odbieranie faktur w formacie zgodnym z KSeF.
- Integracja z KSeF – zapewnienie płynnej komunikacji między systemem ERP a KSeF, co może wymagać zastosowania odpowiednich interfejsów programistycznych (API).
- Szkolenia dla użytkowników – przygotowanie materiałów szkoleniowych i przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników końcowych, aby zapewnić sprawne korzystanie z nowych funkcji systemu.
- Testowanie i wdrożenie – przeprowadzenie testów integracyjnych oraz pilotażowych wdrożeń, aby zidentyfikować i wyeliminować potencjalne problemy przed pełnym wdrożeniem.
Korzyści z wdrożenia KSeF
Mimo wyzwań związanych z wdrożeniem KSeF, zarówno przedsiębiorcy, jak i dostawcy systemów ERP mogą zyskać z tego procesu liczne korzyści:
- Automatyzacja procesów – zautomatyzowanie procesów fakturowania i księgowania, co prowadzi do oszczędności czasu i redukcji błędów.
- Poprawa transparentności – ułatwienie monitorowania i audytowania transakcji, co zwiększa przejrzystość finansową przedsiębiorstwa.
- Skrócenie czasu obiegu dokumentów – szybsze przesyłanie i odbieranie faktur, co może przyspieszyć procesy biznesowe i poprawić płynność finansową.
Podsumowanie
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to istotne wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i dostawców systemów ERP. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie przygotowanie, obejmujące aktualizację oprogramowania, integrację z KSeF oraz edukację użytkowników. Dzięki temu możliwe będzie nie tylko spełnienie nowych wymogów prawnych, ale także osiągnięcie korzyści związanych z automatyzacją i usprawnieniem procesów biznesowych.
